Der teure Traum vom perfekten Bewerber

Die Zahl offener Stellen sinkt, gleichzeitig melden viele Unternehmen zunehmende Schwierigkeiten bei der Personalsuche. Der neue XING-Arbeitsmarktreport 2026 liefert dafür eine überraschende Erklärung: Häufig mangelt es nicht an Bewerbungen, sondern an der Übereinstimmung zwischen den Erwartungen der Arbeitgeber und den Fähigkeiten der Kandidaten. Unabhängige Daten des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung bestätigen das Problem. Gerade für Gründer und kleinere Unternehmen stellt sich damit eine wichtige Frage: Wie findet man geeignete Mitarbeiter, ohne auf einen perfekten Lebenslauf zu warten?

Der Arbeitsmarkt wird schwächer – und die Personalsuche schwieriger?

Deutschlands Arbeitsmarkt hat sich seit Ende 2022 deutlich verändert. Die Zahl der offenen Stellen ist gesunken, Unternehmen stellen zurückhaltender ein und Arbeitsuchende konkurrieren wieder stärker um verfügbare Arbeitsplätze.

Dennoch berichten 62 Prozent der im neuen XING-Arbeitsmarktreport befragten Personalverantwortlichen, dass die Besetzung offener Stellen innerhalb der vergangenen zwölf Monate schwieriger geworden sei.

Nur 17 Prozent beobachten eine Verbesserung.

Für die Untersuchung befragte das Marktforschungsinstitut Appinio im Auftrag von XING insgesamt 2.000 Beschäftigte und 300 Personalverantwortliche in Deutschland.

Eine wesentliche Erkenntnis: Unternehmen erhalten durchaus Bewerbungen, finden darunter aber nach eigener Einschätzung zu wenige geeignete Kandidaten. Die Hälfte der befragten Personalverantwortlichen berichtet von diesem Problem. Bei 81 Prozent der befragten Unternehmen wird weniger als die Hälfte der eingehenden Bewerbungen als ausreichend qualifiziert beurteilt.

Auf den ersten Blick erscheint das widersprüchlich. Wenn Unternehmen weniger neue Mitarbeiter suchen und mehr Menschen um die verbleibenden Stellen konkurrieren, müsste sich die Personalgewinnung eigentlich vereinfachen. Doch die Anzahl verfügbarer Arbeitskräfte sagt wenig darüber aus, ob deren Fähigkeiten, Erwartungen und berufliche Erfahrungen zu den angebotenen Stellen passen.

Mehr Bewerbungen bedeuten nicht mehr geeignete Mitarbeiter

Dass es sich nicht nur um eine Wahrnehmung aus der XING-Befragung handelt, zeigen unabhängige Untersuchungen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB).

Nach der IAB-Stellenerhebung stieg die durchschnittliche Zahl der Bewerbungen bei sozialversicherungspflichtigen Neueinstellungen von neun im Jahr 2022 auf 16 im Jahr 2025. Davon hielten die befragten Arbeitgeber durchschnittlich nur vier Bewerbungen für grundsätzlich geeignet. Das entsprach einem Anteil von 28 Prozent.

Die übrigen Bewerbungen wurden aus Sicht der Betriebe als nicht ausreichend passend eingeschätzt. Unternehmen müssen heute also teilweise mehr Bewerbungen bearbeiten, ohne dass dadurch die Zahl geeigneter Kandidaten entsprechend wächst.

Allerdings ist die Bewertung der Eignung zunächst eine Einschätzung der Arbeitgeber. Sie beweist nicht, dass die betreffenden Personen objektiv unqualifiziert waren. Ein Bewerber kann die erforderlichen Fähigkeiten besitzen, ohne die gewünschte Berufserfahrung mitzubringen. Ebenso können formale Abschlüsse fehlen, während praktische Kenntnisse durchaus vorhanden sind.

Umgekehrt lassen sich fachliche Defizite nicht allein durch Motivation oder eine gute persönliche Wirkung ausgleichen. Die entscheidende Frage lautet deshalb, welche Anforderungen für die Tätigkeit tatsächlich unverzichtbar sind.

Wie Unternehmen ihren Bewerbermarkt selbst verkleinern

An diesem Punkt deutet die XING-Untersuchung auf ein weiteres Problem hin.

77 Prozent der befragten Personalverantwortlichen geben an, dass Fachabteilungen häufig unterschätzen, wie schwierig bestimmte Qualifikationsprofile auf dem Arbeitsmarkt zu finden sind.

28 Prozent nennen zu spezifische Anforderungen der Fachbereiche ausdrücklich als einen wesentlichen Grund für schwer zu besetzende Stellen.

Ein typisches Problem entsteht, wenn eine Stellenbeschreibung nicht nur die unbedingt erforderlichen Fähigkeiten enthält, sondern möglichst sämtliche wünschenswerten Kenntnisse. Gesucht wird dann beispielsweise ein Mitarbeiter mit mehrjähriger Branchenerfahrung, Kenntnissen verschiedener Softwaresysteme, Führungskompetenz und der Fähigkeit, komplexe Projekte eigenständig zu verantworten.

Jede einzelne Anforderung mag nachvollziehbar sein. In ihrer Kombination können sie den Kreis potenzieller Bewerber jedoch erheblich einschränken. Besonders schwierig wird es, wenn Unternehmen gleichzeitig ein Gehalt anbieten, das nicht zum verlangten Qualifikationsniveau passt.

Ein Drittel der befragten Personalverantwortlichen nennt Unterschiede zwischen Gehaltsvorstellungen und dem verfügbaren Budget als Hindernis bei der Stellenbesetzung. Damit wird Personalgewinnung auch zu einer wirtschaftlichen Abwägung: Welche Fähigkeiten muss ein neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an mitbringen, und welche können im Unternehmen entwickelt werden?

Warum die Knappheit trotz schwacher Konjunktur bleibt

Die Schwierigkeiten bei der Personalsuche bedeuten allerdings nicht, dass Deutschland weiterhin einen flächendeckenden Arbeitskräftemangel erlebt.

Nach Angaben des IAB gab es im zweiten Quartal 2026 rund 1,02 Millionen offene Stellen. Gegenüber dem Höchststand Ende 2022 entspricht das einem Rückgang um 48 Prozent. Rechnerisch kamen zuletzt etwa 2,9 Arbeitslose auf eine offene Stelle.

Aus gesamtwirtschaftlicher Sicht hat sich die Situation für viele Arbeitgeber damit entspannt. Zugleich weist die Bundesagentur für Arbeit in ihrer Fachkräfteengpassanalyse für 2025 weiterhin 157 Berufsgattungen aus, in denen Fachkräfte besonders knapp sind.

Dazu gehören unter anderem Pflege- und Gesundheitsberufe sowie Tätigkeiten im Baugewerbe und Handwerk. Eine schwache Konjunktur und Fachkräfteengpässe können also gleichzeitig bestehen. Während in einzelnen Branchen Beschäftigte freigesetzt werden, fehlen andernorts Menschen mit bestimmten Qualifikationen.

Hinzu kommen regionale Unterschiede und der technologische Wandel. Ein Arbeitsplatzverlust in der Industrie bedeutet nicht automatisch, dass die betreffende Person kurzfristig eine offene Stelle in der Pflege oder in einem spezialisierten technischen Beruf übernehmen kann.

Für Unternehmen ist deshalb die genaue Betrachtung ihres jeweiligen Arbeitsmarktes wichtiger als die allgemeine Rede vom Fachkräftemangel.

Was eine unbesetzte Stelle tatsächlich kostet

Wie stark Personalprobleme auf die betriebliche Leistung durchschlagen können, zeigen weitere Ergebnisse des XING-Reports.

• 53 Prozent der befragten Personalverantwortlichen berichten, dass schwer zu besetzende Stellen zu einer höheren Belastung der vorhandenen Teams führen.
• 39 Prozent beobachten Verzögerungen bei Projekten. Jeweils 31 Prozent nennen Beeinträchtigungen der Produktivität, des Unternehmenswachstums oder der Arbeitsqualität.
• Besonders problematisch: 29 Prozent berichten, dass Mitarbeiter infolge der Situation das Unternehmen verlassen.

Dabei handelt es sich um wahrgenommene betriebliche Folgen, nicht um eine experimentell nachgewiesene Kausalität. Die Angaben zeigen aber, welche Belastungen Personalverantwortliche mit längeren Stellenbesetzungen verbinden.

Besonders für junge Unternehmen können solche Entwicklungen erhebliche Folgen haben. Fehlt einem Start-up beispielsweise ein Entwickler, ein Vertriebsmitarbeiter oder eine Person für die operative Organisation, lassen sich dessen Aufgaben nicht immer ohne Weiteres verteilen.

Gründer übernehmen zusätzliche Tätigkeiten, Produkte kommen später auf den Markt oder die Betreuung bestehender Kunden leidet. Solche Verzögerungen können wirtschaftlich schwerer wiegen als die Kosten einer zusätzlichen Einarbeitung.

Das spricht nicht dafür, jede Stelle möglichst schnell zu besetzen. Eine Fehlbesetzung kann ebenfalls teuer werden. Es verdeutlicht aber, weshalb Unternehmen den Anspruch auf perfekte Übereinstimmung gegen die Kosten einer dauerhaft offenen Position abwägen sollten.

Kleine Unternehmen konkurrieren unter anderen Bedingungen

Wie unterschiedlich die Ausgangslage für Arbeitgeber ist, zeigt ebenfalls die IAB-Stellenerhebung. Kleinere Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten erhielten 2025 bei Neueinstellungen durchschnittlich acht Bewerbungen.

Bei großen Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten waren es dagegen 27. Große Arbeitgeber können häufig auf bekannte Marken, spezialisierte Personalabteilungen und umfangreichere Rekrutierungsbudgets zurückgreifen.

Gründer und kleinere Unternehmen verfügen über solche Möglichkeiten nicht immer. Sie haben dafür unter Umständen andere Vorteile: kurze Entscheidungswege, direkten Kontakt zur Geschäftsführung, vielseitige Aufgaben oder größere individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Ob solche Eigenschaften Bewerber überzeugen, hängt allerdings davon ab, ob sie tatsächlich geboten werden und zu deren Erwartungen passen.

Für kleinere Unternehmen kann es daher sinnvoller sein, ihre Besonderheiten nachvollziehbar darzustellen, statt mit denselben allgemeinen Arbeitgeberversprechen wie große Konzerne zu werben. Eine überschaubare Zahl von Bewerbungen macht es außerdem besonders wichtig, geeignete Kandidaten nicht durch unnötige Anforderungen oder langwierige Verfahren zu verlieren.

Was Bewerber wissen möchten

Auch bei der Gestaltung von Stellenanzeigen zeigt der XING-Report auffällige Unterschiede zwischen Informationsangebot und Erwartungen.

• 54 Prozent der befragten Beschäftigten vermissen in Stellenanzeigen Gehaltsangaben. 
• Bei 38 Prozent betrifft dies Informationen zu Arbeitszeiten.
• Angaben über Homeoffice-Möglichkeiten, das zukünftige Team sowie Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fehlen jeweils rund einem Fünftel.

Diese Informationen sind für die Entscheidung über eine Bewerbung keineswegs nebensächlich. Wer beispielsweise auf flexible Arbeitszeiten angewiesen ist, muss wissen, ob ein Unternehmen entsprechende Möglichkeiten bietet. Auch eine Gehaltsvorstellung lässt sich wesentlich früher abgleichen, wenn bereits aus der Ausschreibung hervorgeht, in welchem finanziellen Rahmen sich die Stelle bewegt.

Fehlen solche Angaben, können Bewerbungen entstehen, bei denen grundlegende Erwartungen von Anfang an nicht übereinstimmen. Mehr Transparenz könnte deshalb helfen, unnötige Bewerbungen zu vermeiden und die gegenseitige Passung früher zu erkennen.

Die Untersuchung beweist allerdings nicht, dass eine bestimmte zusätzliche Information automatisch zu einer höheren Einstellungsquote führt. Sie macht deutlich, welche Angaben Beschäftigte selbst für ihre beruflichen Entscheidungen als wichtig ansehen.

Wenn Bewerber und Unternehmen aneinander vorbeisuchen

Die neue Untersuchung betrachtet auch die Arbeitnehmerseite.

42 Prozent der befragten Beschäftigten nehmen die Jobsuche in ihrem beruflichen oder privaten Umfeld als schwieriger wahr als früher. Unter den 25- bis 34-Jährigen liegt dieser Anteil sogar bei 50 Prozent.

Damit beschreiben beide Seiten gleichzeitig Schwierigkeiten: Unternehmen finden nach eigener Einschätzung zu wenige passende Kandidaten, während Beschäftigte schlechtere Chancen auf einen geeigneten Arbeitsplatz wahrnehmen.

Hinzu kommt Unzufriedenheit mit Bewerbungsprozessen.

• 51 Prozent der befragten Beschäftigten wünschen sich eine schnelle Absage, wenn ihre Bewerbung nicht berücksichtigt wird. 
• 46 Prozent erwarten eine persönliche Rückmeldung innerhalb weniger Tage.
• Jeweils 42 Prozent legen Wert auf transparente Informationen über den Bewerbungsstatus beziehungsweise die nächsten Schritte.

Für Unternehmen sind solche Erwartungen auch organisatorisch relevant. Wer Bewerbungen über Wochen unbearbeitet lässt oder den weiteren Ablauf nicht erläutert, riskiert, dass geeignete Interessenten zwischenzeitlich andere Angebote annehmen.

Vor allem kleinere Unternehmen können hier mit einfachen, verlässlichen Abläufen arbeiten. Eine zeitnahe Eingangsbestätigung, nachvollziehbare Auswahlkriterien und verbindliche Rückmeldungen erfordern nicht zwangsläufig eine aufwendige Recruiting-Infrastruktur.

Was der XING-Report aussagt – und was nicht

Bei der Bewertung der Ergebnisse ist die Datengrundlage zu berücksichtigen.

XING hat den Report bei Appinio in Auftrag gegeben. Befragt wurden 2.000 Beschäftigte und 300 Personalverantwortliche online. Die Beschäftigtenstichprobe wurde hinsichtlich Alter und Geschlecht repräsentativ angelegt.

Die Untersuchung erfasst damit vor allem Einschätzungen und Erfahrungen der Befragten. Sie misst nicht unmittelbar, wie viele Unternehmen in Deutschland tatsächlich keine geeigneten Mitarbeiter finden.

Zudem bietet XING selbst Produkte für die Personalgewinnung an. Das Unternehmen hat deshalb ein wirtschaftliches Interesse an der Beschäftigung mit Recruiting-Problemen.

Besonders wertvoll ist vor diesem Hintergrund der Vergleich mit der unabhängigen IAB-Stellenerhebung. Sie basiert im zweiten Quartal 2026 auf den Antworten von 8.529 Arbeitgebern und bestätigt, dass Betriebe einen großen Teil der eingehenden Bewerbungen als ungeeignet einstufen. Gleichzeitig zeigt das IAB, dass die allgemeinen Rekrutierungsschwierigkeiten gegenüber 2022 eher zurückgegangen sind.

Beide Ergebnisse müssen sich nicht widersprechen. Ein insgesamt entspannterer Arbeitsmarkt kann weiterhin einzelne Qualifikationsengpässe und Probleme bei der Bewerberauswahl aufweisen.

Vom perfekten Profil zur passenden Entwicklung

Für Gründer und etablierte Unternehmen ergeben sich aus den Untersuchungen mehrere Ansatzpunkte.

Vor einer Stellenausschreibung sollte klar sein, welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden müssen und welche Fähigkeiten dafür zwingend erforderlich sind. Davon zu unterscheiden sind Kenntnisse, die wünschenswert wären oder sich während der Einarbeitung erwerben lassen.

Eine solche Unterscheidung kann den Kreis potenziell geeigneter Kandidaten erweitern, ohne notwendige Qualitätsanforderungen aufzugeben. Bei sicherheitskritischen oder gesetzlich reglementierten Tätigkeiten sind formale Qualifikationen selbstverständlich nicht beliebig ersetzbar.

In anderen Berufen können praktische Erfahrung, Lernfähigkeit und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten dagegen stärker berücksichtigt werden. Ebenso wichtig sind realistische Gehaltsangebote, aussagekräftige Stellenanzeigen und verlässliche Auswahlverfahren.

Der neue Arbeitsmarktreport erinnert damit an eine grundlegende unternehmerische Aufgabe: Nicht allein der Arbeitsmarkt entscheidet darüber, ob ein Unternehmen die passenden Mitarbeiter findet. Auch die eigenen Anforderungen, Angebote und Entscheidungen bestimmen, welche Bewerber überhaupt infrage kommen.

Wer weniger Kandidaten als perfekt geeignet einstuft, muss deshalb nicht zwangsläufig die Suche ausweiten.

Manchmal lohnt es sich zuerst, das eigene Bild vom perfekten Mitarbeiter zu überprüfen.

Stefanie S. Klief