Meetings sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch ihr Sinn und Zweck wird in Unternehmen oft angezweifelt. Viele Manager und Büroangestellte kritisieren, das Meetings zu lange dauern, zu viele Teilnehmer haben und somit wertvolle Arbeitszeit verschwenden. Die angesammelten Kosten von ineffizienten Meetings auf der ganzen Welt werden von der Forschung auf 250 Milliarden Dollar pro Jahr geschätzt. Die ClickShare-Studie des Elektronikdienstleisters Barco hat 3000 Büroangestellte weltweit befragt, um zu untersuchen, wieso Meetings scheitern und wie sie effizienter gestaltet werden können.
Meetings brauchen Ziele
Der Erfolg eines Meetings steht und fällt mit der Planung. Am Ausgangspunkt jedes produktiven Meetings sollte deswegen ein klares Ziel stehen. So stimmen 75% aller Angestellten in Deutschland zu, dass ein Meeting ein klares Ziel haben sollte und sobald dieses erreicht wurde, das Meeting beendet werden sollte. Ein klares Ziel ist notwendig, aber nicht ausreichend. Denn im Durchschnitt wird nur 44% der Zeit in Meetings tatsächlich dazu genutzt, das Ziel zu erreichen. Die restlichen 56% der Zeit werden für Smalltalk (13%), die Besprechung irrelevanter Themen (15%), das Warten auf andere Teilnehmer (11%) sowie das Anschließen und Einrichten der Technik (11%) verwendet. Hinsichtlich der eingesetzten Technik zeigt die Studie, dass ein Umstieg auf intuitive Meeting- und Plug-and-Play-Technologie, die nicht zeitaufwendig verbunden oder einrichtet werden muss, Besprechungen deutlich effizienter machen kann.
Büroangestellte verbringen bis zu 50 Tage pro Jahr in Meetings
Neben dem Fehlen eines klaren Ziels zeigt die Studie, dass in den meisten Unternehmen zu viele Meetings abgehalten werden und diese zu lange dauern. Eine durchschnittliche Woche beinhaltet für viele Angestellte bis zu zehn Meetings, die wiederum im Durchschnitt 49 Minuten andauern. Das sind auf die Woche gerechnet ein gesamter Arbeitstag und auf das Jahr 50 Tage, die Mitarbeiter in Besprechungen verbringen. Da weniger als die Hälfte der Zeit für produktive Tätigkeiten genutzt wird, besteht hier akuter Handlungsbedarf. In einem ersten Schritt sollte auf Teilnehmer verzichtet werden, die nicht notwendigerweise an Meetings teilnehmen müssen. Auch von starren Meetingzeiten sollte abgesehen werden. So gaben 55% der Teilnehmer an, dass sie einstündige Meetings nur buchen, weil dies die Standard-Meetingzeit ihres Meetingbuchungstools ist.
Bild: Barco
